Au moment d’équiper sa franchise ou son réseau, il n’est pas toujours facile de s’y retrouver entre les différents outils informatiques du marché. Quel logiciel choisir ? CRM franchise, logiciel de gestion de franchise, ERP, logiciel de facturation, de caisse, de recrutement… ?
C’est un point sur lequel nous sommes souvent amenés à éclairer les têtes de réseau. Nous en avons fait une synthèse pour vous avec un tableau récapitulatif en fin d’article.
Faire le bon choix permet de bien répondre à vos besoins, mais également d’éviter de jongler avec 4 outils (moyenne constatée lors de notre enquête 2022 auprès des franchiseurs hors retail).
Avant tout, listez vos besoins en fonctionnalités
Pour éviter de partir dans une mauvaise direction, mieux vaut lister clairement les fonctionnalités dont vous avez besoin. Recensez tout ce que votre réseau et les collaborateurs de la tête de réseau devront pouvoir faire.
Classez ces caractéristiques en 3 catégories : les indispensables, les préférables et les secondaires. Au moment de comparer les différentes solutions, vous aurez ainsi une grille de notation objective.
Cela évite de se laisser embarquer par un discours commercial séduisant pour se retrouver avec un logiciel qui ne fait qu’une partie des actions nécessaires !
Un CRM : pour booster le développement commercial
Le CRM (logiciel de Customer Relationship Management = Gestion de la Relation Client) vous permet de gérer vos contacts, qu’ils soient prospects, clients, fournisseurs ou partenaires.
Vous pouvez créer des affaires dans un tunnel de vente (pipeline) et voir d’un coup d’œil quelles actions vous avez à effectuer.
Le CRM gère également les rappels et notifications, pour les relances clients. La plupart permettent enfin d’envoyer des mails commerciaux, de créer des devis et des factures.
Les atouts-clés d’un CRM : pouvoir transformer un devis en facture en un clic, créer des modèles de mail d’accompagnement et envoyer le tout sans effort.
L’inconvénient du CRM : il s’adapte très bien au fonctionnement B2B, mais peut être complexe à manipuler lorsqu’on s’adresse à des gros volumes de particuliers. Un outil de business intelligence peut alors être nécessaire.
Un logiciel de caisse : si vous avez seulement besoin d'encaisser
Pour le logiciel de caisse, c’est surtout votre secteur d’activité qui va guider votre choix. Certains sont spécialisés pour le retail, d’autres pour la vente à emporter… gagnez en efficacité en choisissant parmi ceux de votre métier.
L’atout-clé du logiciel de caisse : sa facilité d’interfaçage avec les logiciels bancaires et de comptabilité.
L’inconvénient du logiciel de caisse : c’est un outil très spécialisé qui couvre exclusivement les encaissements.
Un ERP : pour optimiser vos processus métier
Si vous cherchez avant tout à standardiser et rationaliser la logistique, la production, les approvisionnements et / ou la gestion de projets, c’est un ERP (logiciel de planification des ressources de l’entreprise) qu’il vous faut.
En dehors des grands ERP souvent anglo-saxons qui couvrent une grande partie des métiers, vous trouverez des ERP spécialisés par secteur. Ils vous assurent une gestion de votre chaîne de valeur de bout en bout, et un reporting complet.
L’atout-clé de l’ERP : sa capacité à coller parfaitement à votre organisation. Une étude d’adéquation à vos process doit toujours être effectuée avant toute signature.
L’inconvénient de l’ERP : il ne couvre généralement ni le développement commercial ni l’animation de réseau. Il est souvent complexe à paramétrer et installer.
Un logiciel de recrutement et d’animation : pour étoffer votre réseau
Il est idéal pour les franchiseurs qui veulent uniquement faciliter et optimiser leur recrutement et leur animation de réseau.
En effet, le recrutement de franchisés est l’action clé d’un développement de franchise. Cela peut donc valoir le coup d’acquérir un logiciel dédié plutôt que de paramétrer des tunnels de vente spécifiques dans votre CRM.
L’atout-clé du logiciel de recrutement de franchisés : il est conçu pour gérer au mieux les candidatures, questionnaires et échanges de documents habituels en franchise ou concession.
L’inconvénient du logiciel de recrutement en franchise : il est très spécialisé, il n’aide pas les agences à se développer et à optimiser leur fonctionnement.
Un logiciel de facturation : pour émettre et suivre les devis et factures
Si vous avez peu de clients et que vous préférez les suivre dans un tableur ou une base de données maison plutôt qu’un logiciel, un simple logiciel de facturation peut vous suffire.
Avec ses modèles de devis et de facture préétablis, il vous épargnera un temps précieux. Il prend aussi en charge les abonnements et échelonnements, et assure votre conformité aux règles de facturation.
L’atout-clé du logiciel de facturation : le rapprochement automatique avec votre banque.
L’inconvénient du logiciel de facturation : il ne permet pas la gestion commerciale, qui est souvent l’autre gisement principal de gain de temps et d’efficacité en franchise.
Un logiciel de gestion de franchise : pour arrêter de multiplier les outils
Le logiciel de gestion de franchise peut prendre en charge à la fois :
- La gestion commerciale,
- La facturation,
- L’émission automatisée des factures de redevance,
- Les achats internes,
- L’animation du réseau.
Jusqu’à récemment ce format de logiciel franchise n’existait pas. Les réseaux étaient donc obligés de faire développer des logiciels sur mesure. Sur la durée, cette option se révèle néanmoins coûteuse lorsqu’on additionne les coûts de développement, de mise à jour, de maintenance, d’hébergement… A tel point qu’il est courant que les franchises utilisent des logiciels maison obsolètes ou peu ergonomiques faute d’investissements réguliers.
Aujourd’hui, il existe des solutions sur étagère comme HubyUP qui permettent de réduire ses coûts tout en ayant l’assurance d’un outil à jour en permanence et modulable.
Les atouts-clé du logiciel de gestion de franchise : des possibilités de paramétrage poussées pour s’adapter à de nombreux secteurs ; un reporting automatique en temps réel ; la centralisation des données (adieu les tableaux Excel !).
L’inconvénient du logiciel de gestion de franchise : il ne peut pas coller à toutes les caractéristiques de tous les secteurs, il est parfois nécessaire de demander des développements complémentaires sur mesure.
Quel logiciel franchise : tableau récapitulatif
| Fonctions | Gestion de franchise | CRM | Logiciel de caisse | Recrutement | Facturation | ERP |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Recrutement |  | |||||
| Animation | | | ||||
| Processus métier | |
|||||
| Développement commercial | | | |
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| Relation clients | | | |
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| Encaissements | | |||||
| Facturation / devis | | | | |
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| Achats internes | | |
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| Factures de redevance | |
Il apparaît que le logiciel de gestion de franchise est le plus complet si on recherche un outil de gestion, développement et facturation. Pour une vision plus détaillée de l’ensemble des fonctionnalités qu’il peut comporter, vous pouvez consulter le tableau détaillé des fonctionnalités d’HubyUP.
