Dans le secteur des franchises, l’efficacité de la gestion des redevances est essentielle. La gestion déclarative via des fichiers Excel, encore très courante, conduit souvent à des erreurs et à des complications. Nous allons voir quels sont les problèmes engendrés par ce processus manuel, et quelles méthodes adopter pour facturer les redevances plus facilement, avec fiabilité.
Problèmes liés à la gestion manuelle des redevances dans les franchises
La gestion manuelle des redevances dans les franchises entraine trois grandes catégories d’impacts négatifs. Ceux-ci peuvent aller jusqu’à mettre en péril la santé financière du réseau dans son ensemble.
Erreurs de calcul et incohérences
Les erreurs de calcul dues à la gestion manuelle peuvent entraîner des incohérences significatives dans les franchises. Par exemple, une erreur dans le calcul du pourcentage des ventes peut entraîner une facturation incorrecte, créant des tensions et des désaccords entre le franchiseur et le franchisé.
Ces erreurs peuvent également affecter la perception de l’équité et de la fiabilité au sein du réseau.
Retards de paiement et problèmes de trésorerie
Les retards dans le traitement des factures de redevance peuvent entraîner des problèmes de trésorerie pour les franchiseurs. Un système manuel retarde fréquemment la réception des paiements, affectant ainsi le flux de trésorerie nécessaire pour les opérations et les investissements.
De plus, cela peut entraîner des retards dans les paiements aux fournisseurs ou dans la mise en œuvre de stratégies de développement. Le processus de collecte de l’information est tellement lourd que certaines franchises ne facturent les redevances que tous les 6 mois ou tous les ans !
Manque de transparence et de conformité
La gestion manuelle des redevances manque souvent de transparence, ce qui peut entraîner des malentendus et des litiges. Il est difficile de fournir des preuves concrètes de conformité aux accords de franchise sans un système de suivi clair.
Il arrive que des franchisés minimisent leur CA dans leurs déclarations ; la tête de réseau va donc contrôler la comptabilité, souvent de manière aléatoire. Ces vérifications sont chronophages, et ne vont pas toujours dans le sens d’une relation de confiance entre franchiseur et franchisé.
Méthodes pour une gestion transparente et efficace des redevances
L'organisation et la centralisation des données
Une organisation efficace des données est cruciale pour l’automatisation de la gestion des factures de redevance. Les franchiseurs doivent établir un système centralisé pour collecter et gérer les données de vente des franchisés.
Il est recommandé de mettre en place un planning annuel de collecte des données, communiqué à l’avance à tout le réseau. Ainsi, chaque franchise peut anticiper les actions à effectuer pour centraliser les données à son niveau et les transmettre en temps voulu.
En amont, les franchises les plus performantes définissent des délais clairs pour facturer leurs clients et pour relancer les factures non payées. En étant focalisé sur son développement, le franchisé peut parfois délaisser ces actions de suivi, pourtant majeures pour la trésorerie et la rentabilité. Faire figurer des pénalités de retard dans les mentions légales des factures clients est aussi un levier efficace pour un règlement plus rapide des factures.
Automatisation des calculs de redevance
L’automatisation des calculs de redevance élimine les erreurs humaines et garantit la précision. Un logiciel peut calculer automatiquement les montants dus en fonction des ventes, assurant ainsi une facturation juste et cohérente.
Cela simplifie également le processus pour les franchisés, qui peuvent se concentrer sur leurs opérations commerciales plutôt que sur les calculs complexes.
Suivi en temps réel et reporting
Un système automatisé offre également un suivi en temps réel et des rapports détaillés. Cela permet aux franchiseurs de surveiller les paiements et les performances financières, assurant ainsi une gestion transparente et proactive. Les rapports générés peuvent aider à identifier les tendances, les problèmes potentiels et les opportunités d’amélioration.
Intégration avec d'autres systèmes comptables et financiers
La possibilité d’interfacer la gestion automatisée des redevances avec d’autres outils simplifie la gestion globale. Cela permet une vue d’ensemble de la santé financière de la franchise et facilite la prise de décision stratégique. Une telle intégration assure également que toutes les informations financières sont synchronisées et à jour.
Avantages de l'intégration de logiciels spécialisés pour la gestion automatique des redevances franchise
L’adoption d’un logiciel spécialisé pour l’automatisation de la gestion des redevances offre de nombreux avantages.
Réduction des erreurs et gain de temps
L’automatisation réduit les erreurs, puisque les données proviennent directement des factures. Il n’y a pas de double saisie, pas de collecte ni d’uniformisation des informations, pas de double contrôle… Le temps gagné se compte en heures voire en jours à chaque échéance, il est d’autant plus important que le nombre de factures est élevé.
Cela se traduit par une amélioration de l’efficacité opérationnelle des franchisés et plus d’énergie dédiée au développement. Les franchiseurs peuvent eux aussi se concentrer sur des aspects plus stratégiques de leur entreprise.
Amélioration des relations franchiseur-franchisé
Une gestion transparente et efficace des redevances élimine une grande partie des sources de désaccord entre la tête de réseau et les agences. Cela renforce la confiance et améliore les relations entre franchiseurs et franchisés. L’environnement de travail est plus harmonieux et propice à la croissance.
Prise de décision basée sur les données
L’utilisation d’un logiciel centralisé aide à rassembler les données de vente, simplifiant ainsi le calcul des redevances.
Cette centralisation facilite également l’accès aux informations pour les audits et les analyses.
Avec des données précises et actualisées, les franchiseurs peuvent prendre des décisions éclairées pour optimiser les performances du réseau. Cela permet d’adapter les stratégies commerciales pour maximiser les résultats.
L’automatisation de la gestion des factures de redevance est essentielle pour des franchises performantes et pérennes. En adoptant un outil adapté comme HubyUP, les franchiseurs peuvent surmonter les défis de la gestion manuelle et renforcer la santé financière et les relations au sein de leur réseau. C’est un investissement stratégique.
