Le choix d’un logiciel de gestion de franchise est une étape cruciale pour un réseau, qu’il soit déjà bien établi ou en création.
Par manque de connaissances ou d’expérience, il n’est pas rare que les franchiseurs fassent des erreurs de choix pleines de conséquences pour la suite : ralentissement de l’activité, problèmes de reporting, voire baisse de la rentabilité du réseau.
Ne faites pas ces 8 erreurs courantes :
Vouloir à tout prix une application sectorielle
A première vue, on peut facilement penser qu’un logiciel créé pour un secteur particulier sera plus adapté.
C’est certes vrai pour les ERP, qui gèrent les processus métier, les approvisionnements et la distribution. En ce qui concerne les logiciels de gestion de franchise qui, eux, englobent gestion, développement commercial, facturation et gestion de la relation client, l’important est leur flexibilité. Ils s’adaptent à de nombreuses activités s’ils comportent un système de paramètrage complet.
Faire développer un outil sur-mesure pour être certains qu’il soit adapté
Lorsque le réseau commence à s’étoffer, il peut être tentant de commander son propre logiciel. Après un cahier des charges exhaustif, il est alors possible de disposer de toutes les fonctionnalités souhaitées.
Malheureusement les choses ne sont pas si simples. Dans la pratique, un tel développement prend toujours bien plus de temps que ce qui est anticipé. Notamment parce que les phases de test et d’adaptation sont longues. Ce qui explique en partie un coût initial élevé. Un autre aspect qui est souvent ignoré est le coût de maintenance et de mise à jour. Des évolutions régulières sont à prévoir pour répondre aux besoins, mais également aux évolutions de règlementation.
Utiliser un outil qui ne gère pas des bases de données séparées par entité
La gestion information d’une franchise ou d’un réseau est spécifique. Chaque agence doit pouvoir avoir accès à ses propres données, ainsi qu’au reporting gobal souhaité par la tête de réseau. En revanche l’étanchéité entre les entités devrait être totale, hormis la remontée d’informations pour les tableaux de bord. Sinon, le risque est qu’une agence puisse consulter les données d’une autre agence, avec toutes les conséquences RGPD que cela implique.
C’est là que la majorité des solutions ne va pas être adaptée au besoin.
Adopter un logiciel qui laisse trop de choix de paramètres aux utilisateurs
Il est crucial qu’une application de gestion de franchise soit souple et permette de gérer tous les cas d’usage du réseau. En revanche, c’est à la tête de réseau de définir les options qu’elle va mettre à disposition.
Le fait de standardiser les choix permet d’obtenir un reporting homogène et de comparer les résultats. Si chaque agence se crée ses propres paramètres, comme par exemple les sources de leads, les types de contacts…, il devient impossible de générer des tableaux de bord communs à tous car les champs sont différents.
Ne pas lister les besoins spécifiques de votre franchise
L’une des erreurs les plus fréquentes est de choisir un logiciel de gestion générique sans tenir compte des besoins uniques de votre franchise. Chaque franchise a des exigences particulières en matière de gestion, de reporting, de suivi des performances, etc. Ignorer ces besoins spécifiques peut entraîner des inefficacités opérationnelles et une diminution de la rentabilité.
C’est à votre outil de gestion de s’adapter à votre organisation, et non l’inverse. Les besoins qui ne seraient pas couverts doivent être marginaux, ou bien l’éditeur du logiciel doit vous proposer des développements sur mesure abordables.
Ne pas tenir compte de l'intégration avec d'autres systèmes
Votre franchise peut déjà utiliser d’autres logiciels ou systèmes pour la comptabilité, le suivi des ventes, les mailings etc… La capacité d’intégration à d’autres outils d’un logiciel de gestion de franchise est majeure pour éviter des problèmes de synchronisation des données et une duplication des efforts. Faites la liste des éventuelles applications que vous souhaitez conserver, et vérifiez que si elles utilisent les mêmes données que le logiciel franchise il sera possible de les connecter.
Ne pas s’intéresser à la qualité et à la disponibilité du support client
A l’heure ou de plus en plus de services clients sont difficiles à joindre, vous ne voulez certainement pas que des membres de votre réseau se retrouvent bloqués dans leurs actions faute de disponibilité du support. Choisissez un éditeur de logiciel qui s’engage sur un support technique accessible et fiable.
Sous-estimer l’importance de mises à jour régulières
La règlementation française évolue régulièrement et implique de nouvelles contraintes pour les applications de gestion. Normes de facturation, obligation de la facture électronique, RGPD… votre fournisseur doit s’engager à faire évoluer son logiciel au fur et à mesure des nouveautés afin que vos utilisateurs soient toujours dans les règles.
En évitant ces 8 erreurs, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour vous équiper du meilleur outil pour vos besoins.
D’autres questions sur le choix d’un logiciel franchise ? Consultez les autres articles de notre blog pour plus de conseils.
